Niniejszy dokument reguluje kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych w EXTRAMILE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

I. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest spółka EXTRAMILE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego po numerem KRS: 0001075272, posługująca się numerem NIP: 5252984719 oraz REGON: 52720567100000, o kapitale zakładowym w wysokości 30 000 zł (dalej: „Spółka”/„Administrator”).

II. Kontakt z Administratorem

Mogą Państwo skontaktować się bezpośrednio z Administratorem:

1. listownie na adres korespondencyjny: ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa;
2. za pośrednictwem poczty e-mail: karolina@extramile.network.

III. Przetwarzanie danych osobowych

1. Spółka przetwarza dane osobowe, których jest administratorem, z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).
2. Administrator przetwarza dane osobowe:
   1. zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osób, których dane dotyczą (,,zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość'');
   2. w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach oraz nie przetwarza dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”);
   3. adekwatnie, stosownie oraz w sposób ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane („minimalizacja danych”);
   4. prawidłowo, a w razie potrzeby uaktualnia dane osobowe („prawidłowość”);
   5. w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą oraz przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”);
   6. w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
3. Spółka zapewnia, że przetwarzanie przez nią danych osobowych nie będzie naruszać praw i wolności osób, których dane dotyczą.
4. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku.

IV. Podmioty danych

Administrator przetwarza dane osobowe następujących podmiotów:

1. osób kontaktujących się/kierujących żądania w stosunku do Spółki;
2. uczestników wydarzeń organizowanych przez Spółkę;
3. partnerów/kontrahentów Spółki, ich reprezentantów i innych przedstawicieli, jak również pracowników i współpracowników partnerów/kontrahentów Spółki.

V. Źródła danych

Administrator pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od Państwa lub Państwa pracodawcy/podmiotu, z którym Państwo współpracują lub też od podmiotu, który Państwo reprezentują.

VI. Cel i zakres przetwarzanych danych

1. Każdorazowo cel przetwarzania oraz zakres przetwarzanych danych osobowych wynika z przepisów prawa, treści udzielanych przez Panią/Pana zgód lub może być doprecyzowany w wyniku działań podejmowanych przez Panią/Pana na stronach internetowych Administratora, gdyż w związku z charakterem niektórych usług może być Pani/Pan poproszony o podanie dodatkowych danych osobowych – ich zakres będzie każdorazowo wskazany przez Administratora na jego stronie internetowej.
2. Przekazywanie danych osobowych Administratorowi jest dobrowolne. Jednakże, w przypadku ich nieprzekazania Administrator może nie być w stanie świadczyć usług na rzecz danego podmiotu.

VII. Podstawa prawna przetwarzania danych przez Spółkę

1. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w celu:
   1. udziału w wydarzeniach organizowanych przez Spółkę, w tym rejestracji uczestników – jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. umowa z uczestnikiem wydarzenia zawarta poprzez akceptację regulaminu wydarzenia;
   2. kontaktowania się z partnerami/kontrahentami Spółki w sprawach związanych z zawarciem i wykonywaniem umów – jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora;
   3. obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń przez Spółkę – jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora;
   4. bieżącego kontaktu i odpowiedzi na skierowane do Spółki pytanie/żądanie – jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. Pani/Pana zgoda;
   5. przesyłania treści marketingowych drogą elektroniczną – jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. wyraźna Pani/Pana zgoda udzielona z wykorzystaniem formularzy zawartych na stronie internetowej Administratora.
2. Za odrębnie wyrażonymi przez Panią/Pana zgodami, Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w celu przesyłania drogą elektroniczną informacji handlowych na temat produktów/usług Spółki lub produktów/usług partnerów Spółki. Mają Państwo prawo w każdym czasie żądać zaprzestania wysyłania i informacji handlowych drogą elektroniczną.

VIII. Przekazanie danych partnerowi wydarzenia

Przekazanie danych osobowych partnerowi organizowanego przez Spółkę wydarzenia jest możliwe wyłącznie po akceptacji regulaminu danego przedsięwzięcia i za odrębnie wyrażoną przez Panią/Pana zgodą na takie przekazanie.

IX. Okres przetwarzania danych osobowych

1. Okres przechowywania przez Administratora danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane te zostały zgromadzone oraz od podstawy ich przetwarzania.
2. Dane osobowe przetwarzane w związku z zawieraniem umów będą przechowywane do czasu ich realizacji, następnie przedawnienia roszczeń z tytułu tych umów, w tym z uwzględnieniem ewentualnego czasu niezbędnego na wykonanie obowiązków natury podatkowej i księgowej.
3. Dane przetwarzane w celach marketingowych Spółki drogą elektroniczną będą przetwarzane do czasu ewentualnego cofnięcia zgody w tym przedmiocie.
4. Dane osobowe pozyskane w celu kontaktu z Administratorem będą przetwarzane przez czas prowadzenia tego kontaktu, a następnie przechowywane przez okres dochodzenia ewentualnych roszczeń.
5. W odniesieniu do celów przetwarzania opartych na uzasadnionym interesie Administratora może on przechowywać dane przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia sprzeciwu.

X. Odbiorcy i podmioty przetwarzające dane osobowe

1. Możliwymi odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są:
   1. pracownicy oraz współpracownicy Administratora;
   2. określone podmioty na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
   3. podmioty uprawnione do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa.

XI. Prawa podmiotu danych

1. Przysługują Pani/Panu następujące prawa odnośnie dotyczących Państwa danych osobowych:
   1. prawo dostępu do swoich danych osobowych,
   2. prawo sprostowania swoich danych osobowych,
   3. prawo do żądania usunięcia swoich danych osobowych,
   4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
   5. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
   6. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
2. Cofnięcie zgody lub wniesienie sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych, jak również zmianę lub uzupełnienie danych osobowych można przeprocedować poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail Administratora: karolina@extramile.network.
3. Cofnięcie zgody nie ma wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przez Administratora danych osobowych, którego dokonał na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
4. W przypadku stwierdzenia przez Panią/Pana nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora można wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

XII. Pliki cookies

Informacje na temat plików cookie, którymi posługuje się Administrator zawarte są w Polityce plików cookie dostępnej pod adresem https://extramile.network/legal/cookies/.

XIII. Pozostałe postanowienia

1. Administrator nie przetwarza danych osobowych w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.
2. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
3. Spółka zastrzega sobie prawo do wysyłania podmiotom korzystającym z jej usług niezamówionych wiadomości niebędących informacją handlową, w tym informacji odnoszących się bezpośrednio do funkcjonowania stron internetowych/portali Administratora czy komunikatów systemowych. Wiadomości te mogą być przesyłane przez podmioty działające na rzecz Administratora na podstawie odpowiednich umów powierzenie przetwarzania danych osobowych.
4. Na stronach internetowych Administratora mogą zostać umieszczone linki, w tym formie logotypów podmiotów trzecich, które mogą przekierowywać na zewnętrzną stronę takiego podmiotu. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za treści zawarte na takich stronach internetowych, w tym zamieszczoną tam dokumentację oraz stosowane rozwiązania, także w zakresie ochrony danych osobowych.
5. W razie wątpliwości lub sprzeczności pomiędzy niniejszą Polityką Prywatności a udzielonymi przez podmioty danych zgodami na przetwarzanie danych osobowych, podstawą do podejmowania oraz określenia przez Administratora zakresu działań są dobrowolnie udzielone przez podmioty danych zgody.
6. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności z ważnych powodów, przy zachowaniu praw dotychczas nabytych przez podmioty danych, między innymi, z uwagi na rozszerzenie zakresu usług świadczony

Warszawa, dnia 17 lutego 2024.